Indemnités forfaitaire de frais

Explications relatives aux indemnités forfaitaires de frais, d'un point de vue fiscal ainsi que sur le plan de la TVA

I. Notions

A. Qu’est-ce donc qu’une « indemnité forfaitaire de frais » ?

Une indemnité forfaitaire de frais, c’est en fait le remboursement par votre société de dépenses que vous avez personnellement exposées, alors qu’elles lui incombaient en fait. Au plan fiscal, on parle du remboursement de « frais propres à la société » (art. 32, al. 2, 1° in fine CIR 92)

Vous allez p.ex. faire un repas avec un client et payez la note du restaurant avec votre carte Visa privée. Dès lors qu’il s’agit en réalité d’un repas professionnel, il s’agit là d’une dépense que votre société aurait en fait dû directe­ment régler. Vous pouvez dès lors rentrer une note de frais correspondante et vous faire rembourser le montant de la note de restaurant par votre société à titre de « frais propres à la société ».

Votre société peut vous verser une indemnité forfaitaire de frais, vous rembourser chaque mois une somme fixe, sans que vous ayez à lui présenter de factures, de souches, de tickets, etc. De fait, pour bon nombre de petites dépenses, vous n’obtiendrez pas de souches ou de tickets, ce qui n’empêche pas que ces dépenses soient également professionnelles. Nous songeons p.ex. à du matériel de bureau que vous avez acheté pour votre bureau à domicile, aux ­déplace­ments en transport public ou en taxi, aux frais de parking, etc.

Une indemnité forfaitaire de frais vous permet de mettre ces petites dépenses à la charge de votre société ; chaque mois p.ex., celle-ci vous verse une somme fixe destinée à couvrir ce genre de dépenses..

B. Comment déterminer ce montant forfaitaire ?

Principe.Il n’existe pas de règle indiquant le montant précis de l’indemnité de frais que vous pouvez prélever et, en fait, c’est logique. En effet, le principe général, c’est qu’une indemnité de frais doit toujours couvrir des frais réels et cela vaut aussi quand cette indemnité de frais est déterminée forfaitaire­ment. Votre société doit être en mesure de démontrer quels frais elle vous rembourse exactement, fût-ce forfaitairement, et qu’elle a déterminé le montant qu’elle vous rembourse ainsi en se basant sur des « normes sérieuses »(Com. IR 31/40)

Guels frais rembourse-t-elle ? Même si elle opte pour une indemnité forfaitaire de frais, il importe donc en tout premier lieu que votre société puisse dire quels frais recouvre son remboursement forfaitaire. En d’autres termes, ce n’est pas parce que votre indemnité de frais est forfaitaire que votre société peut ainsi vous attribuer p.ex. 250 € par mois d’indemnité de frais. Le fait que l’indemnité de frais soit forfaitaire signifie seulement que vous n’avez pas à produire chaque mois de factures, de souches, de tickets, etc., d’un montant de 250 €. L’intention était en effet précisément de pouvoir ainsi mettre à la charge de votre société les frais pour lesquels on ne vous donne pas de tickets.

Voyons à présent ce que tout ceci signifie exactement. Les dépenses que peut couvrir une telle indemnité forfaitaire de frais sont entre autres les suivantes :

  • Les frais de votre bureau à domicile, où vous effectuez p.ex. encore du travail administratif le soir :
    • les frais de chauffage, d’électricité, etc., et une indemnité pour l’usage proprement dit de la pièce ;
    • le coût du matériel de bureau pour ce bureau à domicile (papier, cartouches d’encre, bics, ...)
    • les frais de votre téléphone privé, que vous utilisez aussi régulièrement à des fins professionnelles 
    • etc.
  • Les frais de représentation auxquels vous n’échappez pas :
    • vous faites p ex. porter des fleurs au mariage de l’un de vos clients, fournisseurs ou de leurs enfants. De même bien sûr qu’à l’occasion des naissances, décès, etc. ;
    • vous êtes personnellement membre de diverses associations et vous vous trouvez souvent commer­cialement obligé d’acheter cartes de soutien, billets de tombola, etc., à chaque occasion ;
    • les tournées que vous offrez dans les cafés locaux peuvent elles aussi être dictées par des raisons commer­ciales et dès lors être de nature professionnelle ;
    • etc.
  • Les « frais de déplacement » :
    • frais de taxi ;
    • frais de transport public, p.ex. pour vous rendre chez des clients établis dans le centre ville où il n’existe que peu de possibilités de parking ;
    • les frais de parking ;
    • les petits frais de voiture, même s’il s’agit d’une voiture de société, tels quep.ex.les additifs de carburant, produit antigel, liquide de lave-glace, etc. ;
    • les frais de l’utilisation du garage dans lequel se trouve votre voiture de société à votre domicile ;
    • etc.

 

À combien estimer ces frais ? Vous devez établir le montant forfaitaire que vous vous verserez sous la forme d’une indemnité de frais d’après des « normes sérieuses » (Com. IR 31/40). Cela devient bien sûr d’autant plus important au fur et à mesure que le montant de l’indemnité monte. En pratique, mieux vaut déterminer ce montant en conservant pendant p.ex. trois mois (Déc. ant. n° 2012.368, 23.10.2012) tous les tickets, souches et autres pièces justificatives des frais compris dans votre indemnité de frais.

Si vous arrivez ainsi p.ex. à une moyenne de 250 € par mois, vous pourriez p.ex. fixer votre indemnité forfaitaire de frais à 275 € par mois. La différence de 25 € par mois représente alors ces frais pour lesquels on ne vous donne pas de tickets.

Si vous avez déterminé ainsi votre indemnité forfaitaire de frais, cet aperçu de trois mois serait la norme sérieuse que vous pourriez opposer au fisc si celui-ci vous posait des questions à ce sujet. Naturellement, vous n’êtes jamais certain à 100 % que le fisc n’élèvera pas des objections, mais en tout cas, votre aperçu prouve que vous n’avez pas déterminé le montant de votre indemnité forfaitaire de frais au petit bonheur la chance et qu’il est bel et bien basé sur des dépenses réelles.

Rulings. Le Service des décisions anticipées, mieux connu sous le nom de « Commission de ruling », a publié des dizaines de rulings intéressants concernant les indemnités de frais, d’où l’on peut déduire l’importance que ces dernières peuvent avoir pour le fisc, et de quoi elles peuvent être composées (pour des exemples : Déc. ant.n° 2015.172, 13.05.2015 ; n° 2015.184, 26.05.2015 ; n° 2014.705, 02.06.2015 ; n° 2016.712, 29.11.2016 ; n° 2016.767, 13.12.2016 ; n° 2017.259, 11.07.2017 ; n° 2017.694, 21.11.2017 ; n° 2018.0565, 14.12.2018 ; n° 2018.0124, 21.12.2018, etc.). Ces rulings divisent les frais qui peuvent être remboursés en différentes catégories, notamment les frais liés à l’utilisation d’un bureau à la maison, les frais de voiture secondaires, les frais de représentation, les libéralités, ...

Les frais liés au bureau à la maison sont ceux qui concernent l’établissement, l’entretien et l’utilisation du bureau, ainsi que le chauffage, l’électricité, les intérêts, les assurances, et le matériel de bureau. Les frais de voiture secondaires concernent les tickets de parking et le car-wash. Les frais de représentation couvrent les frais de réception, les menus cadeaux personnels aux relations d’affaires et les obligations sociales. Les libéralités, enfin, sont les frais de vestiaire, pourboires, cartes de soutien et diverses menues dépenses occasionnées par la mobilité de la fonction et les contacts avec les clients, fournisseurs et autres tiers. Le montant de l’indemnité pour les plus hautes fonctions dans la société, à savoir les dirigeants, s’élève dans certains de ces rulings à plus de 300 €par mois.

Comme tous les rulings, ceux-ci ne sont valables que pour leur demandeur, et les autres contribuables ne peuvent pas les appliquer tels quels à leur propre situation. Ils peuvent toutefois servir de source d’inspiration. Lorsque votre société se trouve dans des circonstances comparables à celles dans lesquelles se trouve le demandeur du ruling, et qu’elle verse des indemnités comparables, le contrôleur peut difficilement soutenir que les montants n’ont pas été fixés d’après des normes sérieuses.

Il ressort d’une « instruction interne » du fisc que les services de contrôle locaux ne peuvent plus conclure d’accord sur des indemnités de frais depuis le 1er mai 2016. Seule la Commission de ruling le peut encore. Le but est d’obtenir à terme des montants uniformes pour des fonctions analogues, et cela à travers tout le pays. Vous n’êtes cependant pas obligé d’avoir un accord avec le fisc avant de prélever une indemnité de frais. Faites-le si vous voulez être sûr que le contrôleur local ne va pas remettre en question la déduction des indemnités. Un accord est p.ex. indiqué si vous avez des travailleurs avec des indemnités de frais. Vous évitez alors qu’ils ne doivent par la suite encore payer des impôts sur une indemnité que vous avez prétendue être exemptée d’impôt.

Pas équivalent pour chacun.Même forfaitaire, une indemnité de frais doit toujours en premier lieu demeurer un remboursement de frais que vous avez personnellement supportés, alors qu’ils auraient dû être en fait mis à charge de votre société. À cet égard, il importe avant tout d’examiner les circonstances de fait. En effet, plus de frais votre société supporte déjà directement, moins elle doit encore vous en rembourser.

Si vous habitez p.ex. dans une maison de votre société et que donc celle-ci supporte déjà tous les frais relatifs à l’immeuble, et que vous disposez par ailleurs aussi d’une voiture de votre société, il va de soi que vous ne pourrez percevoir qu’une plus petite indemnité de frais que votre collègue qui supporte personnellement tous ces frais.

D’un autre côté, cependant, il se pourrait aussi que vous soyez bien plus en route que votre collègue et que vous ayez par conséquent davantage de frais de parking et de frais de représentation.

Autrement dit, le montant de l’indemnité forfaitaire de frais que votre société vous attribue doit être « ­personnalisé ». Si votre société attribuait du jour au lendemain, façon de parler, la même indemnité de frais à chacun, elle rechercherait un peu les ennuis. Au contraire, si elle a déterminé des montants différents pour chacun, à chaque fois justifiés p.ex. par un aper&

C. Comment payer cette indemnité forfaitaire ?

Cela n’a guère d’importance. Votre société peut vous verser cette indemnité forfaitaire chaque mois sur votre compte privé, p.ex. avec votre rémunération, mais elle pourrait aussi p.ex. la comptabiliser au crédit de votre compte courant. Le mode de paiement ne joue donc absolument aucun rôle.

II. Conséquences pour votre société

A. Peut-elle déduire l’indemnité forfaitaire de frais ?

Oui. En principe, une indemnité de frais, même forfaitaire, est en effet un remboursement de frais propres à votre société et déductibles de ce fait à titre de frais professionnels.

Preuve. Pour que votre société puisse déduire l’indemnité de frais à titre de frais professionnels, elle devra en principe prouver qu’il s’agit (Com. IR 31/32-35) :

  • du remboursement de frais qui lui sont propres ;
  • d’une indemnité qui couvre des frais réellement exposés et donc pas d’une rémunération déguisée.

En pratique, votre société pourra administrer cette preuve en s’appuyant sur « l’aperçu » que vous aurez de préférence établi au préalable en vue de déterminer le montant de cette indemnité de frais forfaitaire.

Notons encore un point important, à savoir que, si le fisc contestait néanmoins la déduction de l’indemnité de frais par la société, il ne pourrait pas de but en blanc la qualifier de rémunération déguisée et l’imposer comme telle en personne physique. Auparavant, il devrait en effet reprendre les montants versés dans les dépenses non admises de la société elle-même (Com. IR 31/34 et 38). Ce principe est régulièrement confirmé par la jurisprudence (Cass., 30.10.1986 ; Gand, 07.01.1992 ; Anvers, 19.06.2001 et 20.03.2012)

Une déduction parfois limitée. Dans la mesure où l’indemnité forfaitaire de frais peut couvrir des frais qui ne sont pas eux-mêmes déductibles à 100 %, l’indemnité de frais ne sera pas elle non plus intégralement déductible (art. 53, 11° CIR 92 ; Com. IR 53/162). Ainsi, l’indemnité ne sera en principe déductible que de 50 % à 100 % dans la mesure où elle porte sur des kilomètres professionnels parcourus avec la voiture personnelle.

De ce fait, il importe bien évidemment (dans votre petit aperçu des trois premiers mois p.ex.) de rassembler autant que possible, pour justifier le montant de votre indemnité, des frais intégralement déductibles.

B. Doit-elle remplir certaines formalités ?

Pas de retenues. Votre société n’a pas de formalités spécifiques à remplir, en ce sens qu’elle ne doit procéder à aucune retenue sur le montant forfaitaire qu’elle attribue.

Mention sur la fiche 281.20. Le montant des indemnités déterminées forfaitairement sans qu’il ait été fait usage de critères sérieux et concordants doit être repris sur la fiche de rémunération (fiche 281.20) du bénéficiaire (art. 57, 3° CIR 92 ; art. 33 AR/CIR 92). En ce qui concerne les indemnités forfaitaires déterminées coformément à des normes sérieuses, leur existence doit être mentionnée sur la fiche de rémunération (en répondant « oui » à la question correspondante reprise sur la fiche), mais pas leur montant (Com. IR 57/58 ; « Avis aux débiteurs de revenus » SPF Finances).

Risque. Si la fiche de rémunération n’indique pas le paiement de « frais propres à la société » (pas de ­réponse donnée à la question ou pas de montant indiqué), votre société risque de se voir appliquer une cotisation spéciale sur commissions secrètes d’un montant de 103 % des indemnités qu’elle a versées et c’est bien sûr à éviter (art. 219 CIR 92).

C. Y a-t-il un impact pour la déduction des intérêts notionnels ?

Oui, mais il ne doit pas être surestimé. L’impact sur les intérêts notionnels n’est en général pas l’élément déterminant qui permet de décider de la meilleure manière de retirer de l’argent d’une société, d’autant plus que l’intérêt de cette déduction s’est encore réduit suite à une modification de sa méthode de calcul, entrée en vigueur depuis l’exercice d’imposition 2019 (exercice comptable 2018).

III. Conséquences pour vous-même, personne physique

A. L’indemnité forfaitaire de frais est-elle imposée en personne physique ?

Non. En soi, en effet, une indemnité de frais est un remboursement de dépenses que vous avez faites pour votre société et, par conséquent, il ne s’agit pas pour vous d’un revenu (art. 32, al. 2, 1° CIR 92).

À cet égard, une indemnité de frais est du reste présumée non imposable. Cela veut dire que, si le fisc contestait le caractère non imposable de l’indemnité et voulait malgré tout l’imposer en personne physique, il devrait au préalable prouver qu’il s’agit en fait d’une rémunération déguisée (Com. IR 31/34 et 38 ; Cass., 30.10.1986). Il y a là de quoi pousser un ouf de soulagement quand on sait que c’est une tâche qui est pour lui tout sauf facile.

Et si l’indemnité est forfaitaire ? Là aussi, elle est présumée non imposable. Autrement dit, le fait qu’après avoir p.ex. établi un aperçu de trois mois, vous ayez fixé votre indemnité de frais à un montant forfaitaire, ne lui donne pas ipso facto le caractère d’une rémunération déguisée, bien au contraire.

Ainsi que nous vous l’avons expliqué, vous pouvez aussi fixer votre indemnité forfaitaire de frais suivant « des normes sérieuses ». Lorsque vous avez procédé ainsi, l’indemnité ne saurait être imposable en personne physique. Il va cependant de soi que la méfiance du fisc en la matière augmentera au fur et à mesure qu’augmentera le montant de l’indemnité forfaitaire.

B. D’autres taxes ou cotisations sont-elles dues ?

Non. En principe, nous l’avons dit, une indemnité de frais est un simple remboursement de frais et n’est dès lors soumise à aucun impôt ou aucune cotisation de quelque nature que ce soit.

En d’autres termes, une indemnité de frais n’est pas non plus soumise aux cotisations sociales, aux additionnels communaux, aux versements anticipés, etc.

IV. Conséquences sur le plan de la TVA

A. Avez-vous des conséquences en personne physique ?

Non. Le versement d’une indemnité forfaitaire de frais n’a pas la moindre répercussion sur le plan de la TVA. Le fait que vous perceviez une telle indemnité n’entraînera donc pas votre assujettissement personnel à la TVA et l’obligation pour vous de facturer cette indemnité de frais à votre société.

B. Y a-t-il des conséquences pour votre société ?

Non.L’indemnité de frais que vous verse votre société n’est pas soumise à la TVA. Il ne s’agit pas là en effet d’une livraison de biens ou d’une prestation de services, mais d’un simple remboursement de frais.

Indirectement si. Du fait que vous avez payé personnellement certains frais et que vous vous les faites rembourser forfaitairement par votre société, la TVA qui grève ces frais et que vous avez personnellement payée est définitivement perdue. Même votre société ne peut donc plus la récupérer.

En effet, votre société ne peut récupérer une TVA que si elle dispose à son sujet d’une facture régulière, ce qui n’est pas le cas en l’espèce. En effet, vous disposez tout au plus d’une souche ou d’un ticket, et très souvent même de rien du tout, et c’est précisément pour cela d’ailleurs que vous vous faites rembourser ces frais par le biais d’une indemnité forfaitaire.

Les frais pour lesquels vous pouvez aisément obtenir une facture régulière (donc pas de souche ou de ticket, mais une véritable facture établie au nom de votre société), vous vous les faites bien évidem­ment rembourser sur présentation d’une facture (établie au nom de votre société), ce qui permet à cette dernière de récupérer la TVA y afférente.

V. Exemple

À présent, illustrons à nouveau au moyen d’un exemple chiffré (applicable pour l’année de revenus 2019) les différentes conséquences fiscales, qu’entraîne le versement d’une indemnité forfaitaire de frais.

Nous commençons tout d’abord par voir quel est en fait le coût « net » du versement d’une indemnité de frais pour votre société – compte tenu du fait qu’elle peut la déduire à titre de frais professionnels – et calculons ensuite le montant net (c.-à-d. après la déduction des impôts, des cotisations sociales, etc.) que vous en conservez en personne physique.

Nous sommes partis des postulats suivants :

Montant total de l’indemnité de frais perçue

€ 3.000,00

Taux de l’impôt des sociétés

20,40 %

Taux de l’impôt des personnes physiques

50 %

Additionnels communaux

7 %

Conséquences pour votre société

Bénéfice imposable avant le versement de l’indemnité forfaitaire de frais

3.000,00

   

Indemnité forfaitaire de frais versée

- 3.000,00

   

Solde imposable dans la société

(en principe, l’indemnité de frais est totalement déductible)

0

   

Impôt des sociétés

- 0

   

Solde disponible dans la société

€ 

0

   

Coût net pour votre société

(l’indemnité de frais versée moins l’économie d’impôt que votre société en retire)

€ 

 

2.388,00

79,60 %

 

Conséquences pour vous-même, personne physique

Montant brut de l’indemnité forfaitaire de frais

€ 

 

3.000,00

100 %

Cotisations sociales

 

Non applicable

Impôt des personnes physiques

(50 %, voir le postulat de base ci-dessus)

 

Non applicable

Additionnels communaux

(7 %, voir le postulat de base ci-dessus)

 

Non applicable

Majoration (« pénalité ») pour versements anticipés insuffisants

 

Non applicable

Impôt total dû

 

0

0 %

Votre net disponible en personne physique

€ 

 

3.000,00

100 %

           

 

VI. Le pour, le contre

A. Avantages d’une « indemnité forfaitaire de frais »

  1. Exonérée d’impôt. Une indemnité de frais – même forfaitaire – constitue en principe un rembourse­ment de frais et donc pas un revenu imposable. Pour votre société, cette indemnité est néanmoins, en principe, toujours intégralement déductible.
  2. Le caractère forfaitaire. Vous pouvez, dans certaines limites, déterminer l’indemnité de frais de ­façon forfaitaire, c.-à-d. que vous pouvez en faire un montant fixe par mois. Vous n’êtes alors plus obligé de produire chaque mois de souches, tickets, etc., pour un certain montant.
  3. Pas de cotisations sociales. Dès lors qu’une indemnité de frais ne constitue pas pour vous un revenu (professionnel) imposable, elle n’est pas non plus soumise aux cotisations sociales.
  4. Presque toujours possible. Dans la mesure où l’indemnité de frais reste raisonnable, elle ne pose généralement guère de problèmes en cas de contrôle fiscal, assurément si vous êtes gérant/administrateur, dès lors que vous avez ipso facto en ce cas-là une fonction de représentation.
  5. Pas unique.Le versement d’une indemnité forfaitaire de frais (p.ex. pour votre bureau à domicile) ne vous empêche pas de percevoir également d’autres indemnités de frais, p. ex. une indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels que vous faites avec votre voiture personnelle.

B. Inconvénients d’une « indemnité forfaitaire de frais »

  1. Montant limité. Le montant forfaitaire que vous verse votre société doit toujours rester raisonnable et déterminé sur la base de « normes sérieuses ». Au début, vous pouvez donc avoir quelques difficultés à déterminer le montant exact que le fisc admettra.
  2. Pas une rémunération.Dès lors qu’il s’agit d’un remboursement de frais et pas d’une rémunération, une indemnité forfaitaire de frais n’entre pas en ligne de compte dans le cadre de la « condition de rémunération minimum » – une des conditions d’octroi du taux réduit de l’impôt des sociétés.
  3. Un formalisme important. Votre société doit indiquer sur votre fiche 281.20 qu’elle vous a versé une indemnité de frais (« frais propres à la société »), sans quoi elle risque d’écoper d’une « cotisation ­spéciale sur commissions secrètes » de 103 %.
  4. Déduction parfois limitée. Dans la mesure où l’indemnité de frais peut se rapporter à des frais donc la déduction est limitée, elle-même ne sera bien sûr plus non plus totalement déductible. Sa partie afférente p.ex. à des kilomètres professionnels parcourus avec la voiture personnelle ne sera en principe, tout comme les frais de voiture eux-mêmes, déductibles qu’à concurrence de 50 % à 100 %.
  5. Perte de la déduction TVA. Mieux vaut ne pas utiliser l’indemnité forfaitaire pour des frais pour lesquels vous pouvez obtenir aisément une facture, sans quoi il ne sera plus possible d’en récupérer la TVA. De préférence, l’indemnité ne sera donc utilisée que pour les petites dépenses pour lesquelles vous n’obtenez pas de facture.