Importance de publier la démission d'un administrateur pour des raisons de responsabilité

Si vous renoncez à votre mandat d'administrateur, il importe que votre démission soit publiée au plus vite. Aussi longtemps que votre démission n'a pas été publiée au Moniteur belge, votre responsabilité est toujours susceptible d'être engagée. Si la société refuse de publier votre démission, n'attendez pas et publiez vous-même votre démission.

Fin du mandat

Votre mandat d'administrateur peut prendre fin pour diverses raisons : décès, révocation par l'assemblée générale des actionnaires, démission. Si vous renoncez à votre mandat, vous devez en informer le conseil d'administration, de préférence par lettre recommandée à la poste. Vous n'êtes pas tenu de motiver votre décision ni de respecter des conditions de forme quelconques. En principe, vous ne devez même pas respecter de délai de préavis.
Attention : cela ne signifie pas pour autant que vous n'êtes soumis à aucune règle.
Premièrement, vous devez continuer à traiter les affaires courantes si l'intérêt de la société l'exige, jusqu'à ce qu'il soit pourvu à votre remplacement.
Deuxièmement, vous ne pouvez démissionner à un moment où votre départ risque de porter préjudice à la société. Choisissez donc le bon moment pour démissionner si vous ne voulez pas que la société vous réclame des dommages et intérêts.

Fautes

Aussi longtemps que vous exercez normalement votre mandat, vous ne contractez aucune obligation personnelle. Les choses changent dès lors que vous commettez des fautes dans l'exercice de votre mandat (simples fautes politiques (p. ex. absences systématiques aux réunions du conseil d'administration), infractions à la loi ou aux statuts, responsabilité en cas de faillite, actes illicites ou abus de biens sociaux).

Responsabilité

Pour que votre démission soit opposable aux tiers, il faut que la société (c'est-à-dire les administrateurs restants) publie cette décision aux Annexes du Moniteur belge. L'acte de démission est versé au dossier de la société.A défaut de publication, vous demeurez en principe responsable à l'égard des tiers et répondez notamment des actes des autres administrateurs dont le mandat n'a pas pris fin. Inutile donc d'insister sur l'importance de publier rapidement votre démission !

Publier ou ne pas publier

Imaginons que le conseil d'administration refuse de publier votre démission ou tarde à le faire. Ne restez pas les bras croisés.
Si la société n'accuse pas réception de votre lettre de démission recommandée, vous pouvez faire appel à un huissier de justice. Si la démarche de l'huissier n'aboutit pas non plus, il peut notifier la lettre au bureau de police de la commune où la société est établie.
Si la société ne réagit toujours pas, chargez-vous personnellement de la publication. Vous trouverez les formulaires à utiliser sur le site web du Service public fédéral Justice (www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulaire1entr.doc). Rendez-vous ensuite, muni de ces formulaires, au greffe du Tribunal de commerce.
En dernier recours, vous pouvez demander au juge en référé de condamner la société à publier votre démission.

Comment pourvoir à la vacance d'un poste d'administrateur ?

La cooptation est un moyen de remplacer rapidement un administrateur. Lorsqu'un poste d'administrateur devient vacant, le conseil d'administrateur peut nommer ou “coopter” provisoirement un nouvel administrateur. Cette nomination devra être confirmée par la première assemblée générale suivante. Si les statuts excluent la cooptation, seule l'assemblée générale peut nommer un nouvel administrateur.
La cooptation est suivie d'une double publication au Moniteur belge : la nomination provisoire par le conseil d'administration et la nomination définitive par l'assemblée générale.