E-greffe désormais possible pour le dossier d'association complet

Grâce à e-greffe, vous pouvez depuis l'année dernière déposer en ligne l'acte constitutif de votre ASBL et ne devez ainsi plus passer par le tribunal de commerce. Ce dépôt électronique est désormais possible pour d'autres actes, comme les extraits d'actes, les procès-verbaux et d'autres documents qui doivent être déposés dans le dossier de l'association. Cette modernisation s'applique non seulement aux actes des ASBL, mais aussi à ceux des associations et des fondations.

Différents types d'associations

L'association sans but lucratif (ASBL) se distingue des autres types d'association, comme l'association de fait, l'AISBL et la fondation.
Une association de fait est une association non dotée de la personnalité juridique qui ne connaît pas de régime légal spécifique. Les membres/personnes physiques investissent leur patrimoine propre et peuvent être tenus personnellement responsables. Les membres d'une ASBL ne peuvent être tenus personnellement responsables, sauf si la fraude est prouvée.
Une AISBL a un régime distinct qui se distingue de celui d'une ASBL en ce sens qu'elle a un but international. Une AISBL est constituée par acte authentique, alors qu'une ASBL peut être constituée par acte notarié ou sous seing privé.
Une fondation est constituée par une ou plusieurs personnes par acte authentique (notarié), avec apport de capital propre. En outre, une fondation a un conseil d'administration mais n'a pas d'assemblée générale des membres, alors que l'ASBL a aussi bien un conseil d'administration qu'une assemblée générale des membres.

Caractéristiques de l'ASBL

Contrairement à une société, une ASBL qui doit se composer d'au moins trois personnes : ne nécessitera pas un capital minimum, ne pourra pas poursuivre un but de lucre et ne pourra verser des bénéfices à ses membres. L'ASBL acquiert la personnalité juridique le jour où elle dépose ses statuts et les actes de nomination de ses administrateurs au greffe du tribunal/e-greffe. Les statuts (par extrait) et la liste des membres du premier conseil de gestion doivent être envoyés pour publication au Moniteur belge.
Chaque ASBL est tenue de s'inscrire à la Banque-Carrefour des entreprises. Une ASBL qui exerce des activités lucratives ou s'avère être une société commerciale déguisée est soumise à l'impôt des sociétés et à la législation comptable. Mais si ses activités ne sont pas lucratives, elle est soumise à l'impôt des personnes morales.

Dépôt électronique et obligation d'archivage

Depuis février 2012, vous pouvez déposer l'acte constitutif d'une ASBL par voie électronique via www.egreffe.be . Il y a quelques mois, la possibilité de dépôt électronique a été élargie à tous les actes, extraits d'actes, procès-verbaux et autres documents (p.ex. les statuts) qui doivent être déposés dans le dossier de l'association. Les associations qui souhaitent modifier leurs statuts par exemple pourront également communiquer ces modifications via l'application en ligne sans devoir passer par le tribunal de commerce. Cette possibilité s'applique non seulement aux ASBL, mais également aux associations internationales et aux fondations.

Les documents déposés par voie électronique doivent désormais également être conservés (ou rester) au siège de l'association ou de la fondation. En outre, le dépôt s'accompagne d'une déclaration de conformité - signée de manière électronique par " un tiers " - entre les documents originaux et les copies électroniques déposées. Par " un tiers ", on entend l'association ou la fondation elle-même, y compris son ou ses mandataires, c'est-à-dire la ou les personnes qui peuvent l'engager selon les statuts. En pratique, c'est donc la personne (éventuellement les personnes) qui peut engager l'association. Dans les petites associations, il s'agit généralement du président.

Fonctionnement de e-greffe

Si vous voulez utiliser www.e-greffe.be, vous devez disposer d'un lecteur e-ID, d'un moyen de paiement électronique (p.ex. carte bancaire, carte Visa), d'une copie scannée de l'acte constitutif signé par tous les fondateurs et d'un fichier texte contenant les statuts et les premières nominations. Le dossier sera créé après avoir complété une adresse e-mail valable et introduit les données générales (nom, adresse, administrateurs).

Votre ASBL sera constituée dans la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) après avoir payé les frais (dossier et publication) par voie électronique. Quelques jours plus tard, la constitution sera publiée au Moniteur belge. Vous recevrez par e-mail le numéro d'entreprise de votre association et le numéro de publication au Moniteur belge de la constitution de votre association.

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