Nouvelle sanction en cas de non-dépôt de comptes annuels : radiation d'office de la société de la BCE

L'établissement et le dépôt de comptes annuels doivent s'effectuer dans des délais stricts. Une société qui ne dépose pas de comptes annuels pendant trois exercices consécutifs, encourra prochainement une nouvelle sanction : la radiation d'office de la société de la Banque-carrefour des entreprises (BCE).

Délais d'approbation et de dépôt de comptes annuels

L'organe de gestion doit soumettre les comptes annuels à l'approbation de l'assemblée générale au plus tard dans les six mois après la date de clôture de l'exercice. Les comptes annuels doivent ensuite être déposés à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique dans les trente jours de cette approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice. Comme l'exercice de la plupart des sociétés coïncide avec l'année civile, les comptes annuels doivent donc être déposés au plus tard le 31 juillet. La société qui ne respecte pas cette obligation de dépôt (en temps utile) est sanctionnée (sur les plans administratif, civil, pénal, judiciaire).

Sanction (judiciaire) actuelle

Une société qui ne dépose pas de comptes annuels pendant trois exercices successifs, encourt une " dissolution judiciaire ". Tout tiers intéressé ou le ministère public peut demander au tribunal de commerce de l'arrondissement où la société a son siège social, la dissolution de cette société non active ou dormante, sous réserve de régularisation de la situation en cours d'instance. Cette procédure prend du temps et est dès lors rarement appliquée. Dans le cadre de l'établissement du budget pour 2013, le Gouvernement prévoit deux nouveaux types de radiation d'office de sociétés de la Banque-carrefour des entreprises (projet de loi portant des dispositions urgentes en matière de lutte contre la fraude du 22 avril 2013, DOC 2763/001).

Nouvelle sanction : radiation d'office de la BCE

Le service de gestion de la BCE radiera d'office (à partir du 1er juillet 2013 ?) les sociétés qui ne remplissent pas leur obligation de dépôt de comptes annuels pendant au moins trois exercices consécutifs. Il s'agit de sociétés considérées par le Code des sociétés comme n'étant plus actives. Il est donc utile que cette information puisse être relayée aux utilisateurs de la BCE. La mention de la radiation étant une donnée accessible à tous (via l'application en ligne " Public Search " de la BCE), l'entreprise se verrait ainsi poussée à se conformer à son obligation de dépôt.

Le service de gestion de la BCE radiera également d'office les sociétés qui remplissent un certain nombre de critères cumulatifs permettant de considérer que l'entreprise, bien qu'existante sur le plan juridique, ne l'est plus en réalité. Il s'agit des 5 critères suivants :

ne disposer, depuis au moins trois ans, ni de qualités, ni d'activités, ni d'unités d'établissement actives, inscrites dans la BCE ;

être inscrite dans la BCE comme ayant un statut actif ;

ne pas disposer de demandes d'autorisation ou de qualité, en cours, inscrites dans la BCE ;

n'avoir effectué, depuis 7 ans, aucune modification relative aux données inscrites dans la BCE ;

n'avoir effectué, depuis 7 ans, aucune publication, autre que celle des comptes annuels, dans les Annexes au Moniteur belge ou au sein du Moniteur belge.

Seules seront radiées les sociétés en statut actif. Sont ainsi visées les sociétés qui ont procédé au dépôt de leur acte constitutif au greffe du tribunal de commerce (et disposent donc de la personnalité juridique) et qui ne se trouvent pas dans une situation de clôture de faillite, clôture de liquidation, n'ont pas été dissoutes suite à une fusion ou une scission ou encore n'ont pas été annulées (ou arrêtées pour cause de doublon).
Les radiations sont publiées aux Annexes au Moniteur belge et sont visibles par tous à travers l'application en ligne " Public Search " de la BCE.

Retrait de la radiation de la BCE

Malgré la radiation, les données des entreprises radiées restent accessibles pour l'administration et pour les citoyens. La radiation n'entraîne en effet pas la dissolution de la société. Les entreprises radiées continuent d'exister sur le plan juridique.

Dans le cas où une entreprise dépose ses comptes, la radiation sera retirée. Pour les entreprises qui ne doivent pas déposer de comptes, la radiation sera retirée dès lors qu'un des critères autre que le dépôt des comptes n'est plus rempli.
A l'instar des radiations, les retraits sont publiés gratuitement aux Annexes au Moniteur belge.

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